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Metadatos — catalogando materiales en el archivo

Los metadatos son la información que describe cada recurso del archivo. En parte nos ayuda a procesar un nuevo depósito correctamente, como el título de cada recurso y la información para contactar al depositante. Otros metadatos se usan por las herramientas de búsqueda para navegar entre la colección, por ejemplo, por género o región geográfica. Los metadatos se parecen a la información, aunque con más detalles, sobre libros que se encuentran en en un catálogo de biblioteca.

Los depositantes nos dan toda la información sobre cada ítem, incluyendo los nombres de los creadores, el título del trabajo, una descripción sobre el contenido intelectual del trabajo como el género y el contexto en que fue creado, la fecha en el que el trabajo fue creado y alguna información adicional sobre los participantes y el proyecto para el cual fue creado el trabajo. El personal de AIILA se encarga de incluir la información sobre el medio original que se recibe y sobre el archivo digital que se produce, como el número de bytes y la duración en minutos (para grabaciones). De esta manera, los metadatos proveen un record completo sobre el historial y el contenido del recurso. Toda información se introduce en la base de datos relacional y puede usarse para búsquedas o examinarse en los resultados de cada búsqueda.

El esquema del metadato de AILLA se acopla a los estándares de recursos de idiomas que se definen por el International Standards for Language Engineering y el Open Language Archives Community. Esto significa que usted puede usar los mismos términos de búsqueda de AIILA que puede encontrar en otro archivo y que puede buscar los recursos de AIILA con recursos en otros archivos de idiomas por medio del portal global de búsqueda en el listado de LINGUISTAS. Los esquemas de metadatos estándares facilita la búsqueda de los que quiere el usuario y utiliza lo que encuentra.

La estructura de los metadatos de AIILA

La estructura de los metadatos y recursos de archivo de AIILA generalmente vienen en grupos de ítems relacionados que se llaman juegos. Un juego típico en el archivo va a incluir una grabación (un archivo audio) con su transcripción, su traducción y quizás otras formas de anotaciones (archivos de texto). Todos estos ítems tienen prácticamente el mismo contenido intelectual. En otras palabras, de alguna manera son reflecciones del mismo evento. Es probable que fueron producidos por las mismas personas del proyecto y debería tener el mismo título. Nosotros agrupamos estos ítems en la descripción de metadatos para que los depositantes no tengan que ingresar la misma información para cada ítem. La otra ventaja importante de esta forma de agruparlos es que facilita a los usuarios encontrar todos los ítems en un juego. Por último, AIILA produce ítems adicionales para cada juego porque nosotros archivamos la mayoría de ítems en dos formatos.

Algunos juegos podrían ser muy grandes, conteniendo varias docenas de ítems. Por ejemplo, un libro con varias ejecuciones de arte verbal será digitalizado como un juego con los siguientes elementos:

1. un archivo texto para el libro,
2. archivos de audio en dos formatos (probablemente con archivos de prueba de 1 minuto) para cada ejecución,
3. archivos de texto adicionales con sus traducciones y transcripciones en el cual el libro está basado,
4. algunas fotografías de los ejecutores.

Otros juegos podrían consistir de un sólo ítem como un artículo o diccionario en formato texto. (Aunque sería más interesante crear una versión nueva del diccionario con enlaces a pequeños archivos audio que serían ejemplos de cada palabra en contexto).

Los depositantes son los que deciden cómo organizar sus materiales en juegos; asimismo, son ellos los que proveen información sobre cómo se relacionan los ítems en cada juego. Posteriormente, los usuarios pueden usar dicha información para volver a organizar el juego correctamente.

Introduciendo los metadatos

Llenar la formularios de metadatos lleva mucho tiempo pero las descripciones detalladas de los recursos hacen que el archivo sea más útil para todos. Puede ser que este metadata sea una herramienta útil para organizar sus archivos para sus propios propósitos.

Si por el momento no puede proporcionar una descripción completa de los metadatos, puede llenar el Formulario Abreviado de Metadatos en Internet o en papel. En cualquier momento puede actualizar la información de metadatos de cualquier recurso que haya depositado: nosotros le damos seguimiento a lo que usted ha depositado en el record de la cuenta del usuario.

Le ofrecemos una variedad de métodos para definir sus metadatos:

1. Editor de Metadatos en Internet. (Todavía no disponible.) Esta interfaz le permite llenar ya sea el Formulario Abreviado de Metadatos o el juego completo. Su información se guarda en el formato apropiado de AIILA. Ir al Editor de Metadatos en la página de AILLA.
2. Editor de Metadatos fuera de Internet. El grupo técnico del Insituto de Psicolingüística Max-Planck (Max-Planck Institute for Psycholinguistics) ha creado una página de herramientas para manejar información de idiomas, incluyendo un buen Editor de Metadatos-EM que usted puede usar en su PC. El EM generará expedientes en el formato requerido por AILLA (XML). Puede mandarlo por email o imprimirlo y enviarlo con el paquete. Nuestras direcciones están en la página Contáctenos. Bajar el MPI Editor de Metadatos.
3. Formularios de metadatos en papel. Le podría ser más conveniente llenar los formularios en papel y enviarlos por correo junto con el material que va a depositar. El personal de AILLA va a ingresar la información al sistema usando el editor en internet. Hay dos tipos de formularios con instrucciones: El Formulario Abreviado de Metadatos y el Formulario Completo de Metadatos. Bajar los Formularios de Metadatos

Recuerde que los metadatos describen los recursos del archivo--historias, cuentos, poemas, películas, diccionarios--y NO los medios para guardarlos como casetes y disquetes. Por favor etiquete claramente todo lo que va a depositar para que podamos relacionar los metadatos con los recursos individuales en los medios de almacenaje. Específicamente, es importante que se le de un título a cada ítem en cada uno de los medios. AIILA va a asignarle un único identificador a cada ítem que se archiva pero se trata de un código entonces no está diseñado para leerse. Los títulos son muy importantes para los usuarios en los resultados de búsqueda, se ven mejor cuando alguien cita el ítem, y nos ayudarán a que nos aseguremos de que los ítems se hayan agrupado correctamente en juegos.

Ejemplo: Digamos que usted va a depositar dos cintas y tres disquetes. Usted puede etiquetar las cintas C1 y C2 y los disquetes D1, D2 y D3. Luego podría identificar cada ítem en cada medio con con un título usando el mismo título para todo lo que corresponde al mismo juego. Si quiere, usted puede escribir un título completo en el formulario de metadatos y utilizar una abreviatura (nombre corto) en el medio. Entonces, C1 podría contener las grabaciones de Sato, Dos Pie, y Rebelde mientras que D1 contiene los archivos de texto con los mismos nombres. C2 podría tener en ambos lados una grabación larga que se etiquetaría Entrevista mientras que D2 y D3 contiene archivos etiquetados trad Entrevista y Foto1 entrev, Foto2 entrev, etc. En este caso, el despósito tendría un total de 4 juegos Sato, Dos Pie, Rebelde y Entrevista. El metadato para cada juego va a incluir los títulos completos, una explicación para los contenidos de cada ítem, asi como también una descripción de cómo se relacionan los ítems.